フリーアドレスを2年使って分かった効果と課題【実体験】

1. 導入のきっかけ

私たちがフリーアドレスを導入することになったきっかけは、シンプルに「席が足りない」という問題でした。

当時のオフィスは約30人が働く規模。しかし、全員が同時に出社すると席が足りない状況が発生していました。会議室を臨時の作業スペースにしたり、外回りの人が帰ってきたら席を探し回ったり...という状態が続いていました。

オフィスを広いところに移転する案もありましたが、コストがかかります。そこで浮上したのが「フリーアドレス」という選択肢でした。

「どうせ毎日全員が出社するわけじゃないなら、固定席をなくせばいいのでは？」という発想から、フリーアドレス導入の検討が始まりました。

2. 導入前の課題

フリーアドレス導入前、私たちのオフィスにはこんな課題がありました。

• 席が足りない - 全員出社するとフルで座れない
• 席の使われ方がバラバラ - 外出が多い人の席がいつも空いている
• 部署間の交流が少ない - いつも同じメンバーとしか話さない
• 席の固定化 - 「あの人はあの席」という暗黙のルールがあった

3. 導入初期の様子

フリーアドレス導入は、最初は戸惑いもありました。導入初期の様子を振り返ります。

4. 良かった点・効果

2年間フリーアドレスを運用して、実感した良かった点をお伝えします。

毎日の変化が新鮮で楽しい

これが一番大きな効果でした。毎日席が入れ替わることで、新鮮な気持ちで仕事に取り組めるようになりました。

普段話さない人との会話が増えた

固定席だと、どうしても近くの人としか話さなくなります。フリーアドレスでは、今まであまり話したことがない人と隣になる機会が増え、部署を超えたコミュニケーションが自然に生まれました。

席不足問題の解消

当初の課題だった席不足は、フリーアドレス導入でほぼ解消。外出が多い人の席を有効活用できるようになり、「席がない」と困ることはほとんどなくなりました。

オフィスがきれいになった

毎日席を片付ける習慣がついたことで、オフィス全体が整理整頓されるようになりました。以前は個人の席に書類が山積みになっていましたが、それがなくなりました。

5. 困った点・課題

もちろん、良いことばかりではありませんでした。正直に困った点もお伝えします。

チームメンバーが離れ離れになる

これが一番の課題でした。同じプロジェクトのメンバーがバラバラの席に座ると、ちょっとした相談がしにくくなります。

座席管理システムで「誰がどこにいるか」は確認できましたが、わざわざ遠くまで行くのは手間でした。結果的に、作業効率は少し落ちたと感じます。

私物の置き場所

ロッカーはありましたが、やはり「自分の席」がないというのは、最初は落ち着かないものでした。お気に入りの文房具やマグカップを毎日持ち運ぶのも、慣れるまでは面倒でした。

集中しにくい日もある

席によっては人通りが多かったり、話し声が気になったりすることも。静かに集中したい日に、にぎやかな席が当たると少しストレスでした。

6. コロナ禍での変化

フリーアドレスを2年ほど運用していた2020年、新型コロナウイルスの流行により、状況が一変しました。

濃厚接触者の追跡問題

コロナ禍では、感染者が出た場合に「過去3〜4日間、誰の近くに座っていたか」を追跡する必要がありました。

フリーアドレスでは毎日席が変わるため、追跡が複雑になります。座席管理システムに履歴は残っていましたが、「Aさんの周囲にいた人を特定する」作業は思ったより大変でした。

固定席に戻す決断

検討の結果、私たちのオフィスではフリーアドレスをやめて固定席に戻すことを決断しました。

主な理由は以下の通りです。

• 濃厚接触者の追跡を簡単にするため
• 同じ人と長時間近くにいる状況を避けるため（ローテーション制に）
• 席の消毒を確実に行うため

正直、フリーアドレスの良さを手放すのは惜しかったですが、社員の安全を優先した結果です。

7. 振り返りと教訓

2年間のフリーアドレス運用を振り返って、得られた教訓をまとめます。

フリーアドレス自体は良い仕組み

コロナで固定席に戻しましたが、フリーアドレス自体は効果的な働き方だと実感しています。コミュニケーションの活性化、席の有効活用、オフィス環境の改善など、多くのメリットがありました。

ルール整備が重要

抽選制を導入するまでは、席の取り合いが問題になりました。公平なルールと、それを支えるシステムがあることで、フリーアドレスはスムーズに運用できます。

柔軟性を持つことが大切

コロナ禍で固定席に戻したように、状況に応じて柔軟に対応することが大切です。「一度決めたから」と固執せず、必要に応じて変えられる体制を持っておくことが重要でした。

チーム作業とのバランス

チームメンバーが離れ離れになる課題は、「チームエリアを設ける」「プロジェクト期間中は近くに座る」などの工夫で解決できたかもしれません。完全ランダムではなく、業務内容に応じた柔軟性を持たせることも検討すべきでした。

8. これから導入する方へ

フリーアドレス導入を検討している方へ、経験者からのアドバイスです。

段階的に始める

いきなり全社導入ではなく、一部の部署やフロアから試験的に始めることをおすすめします。問題が見つかれば、全社展開前に対策できます。

社員の声を聞く

フリーアドレスを実際に使うのは社員です。導入前後で社員の意見を聞き、ルールを改善していくことが大切です。

座席管理システムを導入する

「誰がどこにいるか」を把握できるシステムは必須です。抽選機能があれば、席の偏りも防げます。私たちも途中から抽選制を導入したことで、不満が大幅に減りました。

完璧を求めない

最初から完璧な運用を目指す必要はありません。運用しながら改善していく姿勢が大切です。問題が出たら、その都度対応すればOKです。